Cómo mejorar nuestra productividad diaria con el ordenador

Los ordenadores tienen el potencial de incrementar nuestra productividad personal, pero a veces nos sentimos frustrados del tiempo que nos hacen perder para hacer un par de cosas que a lo mejor nos habría costado 5 minutos hacer por el método tradicional. Estos trucos nos ayudarán a mejorar nuestra productividad:

Usar scripts: Hace tiempo usar un ordenador significaba saber programar. Hoy día tenemos la suerte de contar con montones de software que nos automatizan cientos de tareas, pero el legado del “hágalo usted mismo” todavía está presente en todos los ordenadores. Los usuarios de Mac tienen AppleScript, más toda la herencia de los scripts de Unix. Los usuarios de Windows pueden usar programas como el AutoHotkey para grabar conjuntos de acciones. Los usuarios de Linux tenemos también el mismo soporte de Scripts de UNIX de Mac. Así que no hay excusa escribir un conjunto de acciones, asignarlo a una “shortcut” y ejecutarlo con sólo pulsar una tecla, nos ahorrará mucho tiempo al día.

Usar plantillas: Muchos documentos los hacemos una y otra vez sin darnos cuenta. Los trabajadores autónomos hacen facturas y proyectos, los estudiantes hacen papeles, los escritores escriben cartas y notas de prensa, la gente de negocios crean memorandos, etc. Dedicar algo de tiempo para crear plantillas para esos documentos te evitará tener que hacer tareas repetitivas una y otra vez, como formatear el documento o introducir siempre los mismos datos, como tu información de contacto, tu firma, etc. La mayoría de aplicaciones (especialmente procesadores de texto y hojas de cálculo) te permiten guardar plantillas con espacio predefinido para la información que puede cambiar de un documento a otro. En muchas aplicaciones basta con guardar el documento con formato de plantilla en la carpeta designada.

Usar corrector automático: Además de crear documentos una y otra vez, muchas veces lo que hacemos es escribir algunos textos una y otra vez. Puede ser que sea un enlace en una página web con información de contacto del creador, membretes, firmas, frases ya hechas como “sin otro particular se despide atentamente”. Con los atajos de teclado podemos definir que sustituya “SNO” por la frase mencionada, así que cada vez que queramos escribir el texto, sólo tenemos que teclear nuestra palabra clave y con el espacio o el tabulador obtendremos nuestro texto en el documento. También podemos definir nuestras sustituciones personales, ya que todos tenemos tendencia a hacer determinados fallos como escribir Espaañ en lugar de España.

Automatizar tareas: Hay un montón de tareas que se pueden automatizar. Una de las más importantes es la copia de seguridad, en la que podemos definir que todas las noches se haga una copia de todos nuestros documentos a una unidad de disco externa, un pendrive, o una unidad virtual en internet. Casi cualquier tarea rutinaria puede automatizarse,, también utilizando el automatizador de tareas que acompaña a tu Sistema Operativo. También podemos crear scripts y automatizarlas.

Control de versiones: A veces trabajamos sobre un documento y descubrimos tras muchos cambios que la versión que teníamos tiempo atrás es mejor que la actual, bien porque ocurrió algún desastre o bien porque los resultados no nos convencen. En lugar de andar pulsando Ctrl+Z constantemente hasta obtener un estado parecido al que teníamos, es mucho mejor tener un sistema de control de versiones que revise los cambios por tí.
El método más sencillo es utilizar “Guardar como…” en lugar de “Guardar” y cambiar el nombre del archivo cada vez que guardamos, de la forma archivo1a, archivo1b, archivo2, archivo2a, etc… pero es mucho mejor automatizar ésto también.
Los usuarios de Mac tienen el fantástico Time Machine. En windows podemos utilizar File Hamster, que vigila las carpetas que designamos guardando una versión cada vez que guardamos el documento. Para Linux tenemos unos cuantos como gCVS o más técnicos PRCS o RCS.

Ser organizado: Mucha gente guarda todos los archivos en “Mis documentos” o en “/home/usuario” y luego pierde mucho tiempo rebuscando entre los archivos cuando quiere encontrar algo. Organizarse a la hora de guardar los archivos en carpetas puede ahorrarnos mucho tiempo. Por ejemplo, podemos crear subcarpetas dependiendo del tipo de documento, como “Imágenes”, “Sonidos”, “Oficina”, “Textos” y después abrir una subcarpeta para cada subtema o incluso para cada proyecto “Textos/ubuntu” “Textos/windows” “Oficina/servidores” “Oficina/tutoriales”. La idea de organizar las carpetas por fechas y meses es una mala idea, ya que luego no nos va a ayudar prácticamente nada a encontrar lo que estamos buscando. Para las fechas es preferible adoptar un estándar como: “20080405-cómo instalar ubuntu.pdf” “20080607-trucos para firefox.pdf”, etc… Primero se ha de poner el año, luego el mes y por último el día, de ese modo los archivos siempre saldrán ordenados por fecha de forma automática. Si somos de los que guardamos muchas versiones al día podemos añadir dos dígitos más que serán la versión: “2008060701-trucos para firefox.pdf” “2008060702-trucos para firefox.pdf”, etc…

Utiliza la red: Si eres de los que tiene más de un ordenador en casa, utiliza la red para más cosas que simplemente acceder a internet. Puedes compartir ficheros e impresoras, escuchar música en red, hacer backups automáticos, casi siempre con poca configuración. En mi casa tengo el portátil y el de sobremesa. El de sobremesa está siempre encendido y atiende las peticiones de impresión del portátil, a la vez que hace de servidor de ficheros mp3. También tengo la carpeta /home/tatxo/Documents y /home/tatxo/Pictures sincronizadas, de modo que si algún día se me estropea el disco duro de cualquiera de los dos ordenadores no perderé la colección de fotos ni los documentos más importantes.

Una vez que empiezas a pensar que tienes un servidor en casa, puedes hacer muchas más cosas, como instalar xammp y crear una intranet en la que puedes correr calendarios, blogs, galerías de fotos, utilizarlo como servidor multimedia, etc…

Centraliza: Si eres organizado y utilizas la red, también puedes centralizar. Puedes abrir puertos en tu router e instalar un servidor de ficheros para acceder a tu ordenador desde cualquier ordenador del mundo a través de Internet. También es posible acceder al escritorio completamente y ejecutar las aplicaciones de nuestro servidor desde cualquier parte del mundo. Esto hace que tengamos todo nuestro trabajo disponible desde cualquier parte sin necesidad de viajar con pendrives ni CDRoms.

3 Responses to “Cómo mejorar nuestra productividad diaria con el ordenador”


  1. 1 Bruno 27 Ago 2008 a las 19:28

    WOW !! Esto si que ha sido una catarata de ideas!
    No me explico cómo puedes tener sincronizadas las carpetas en ambos ordenadores… quizás esto sería un tema interesante para otra “tarjeta perforada” ???

    Gracias!

    Bruno

  2. 2 AlbertoB 4 Abr 2011 a las 8:30

    Gran Artículo y muy buenas ideas. Para Bruno, yo sincronizo mis ficheros utilizando Dropbox, que hasta 2 Gigas es gratuito y permite además que si alguno de los ficheros lo necesitas en otro pc, puedes descargarlo en cualquiera entrando a tu cuenta.

    Por otro lado, en la empresa hemos instalado un programa para medir la productividad, tanto personal como en equipo y global. Se llama Workmeter. Además, permite que entres en tu perfil productivo, y veas como has distribuido tu tiempo, si puedes organizarte mejor, etc. Y para la empresa, consigue la productividad por grupos, y esto ayuda a que se tomen mejores decisiones de distribución de tareas. Para nosotros, una herramienta imprescindible.


  1. 1 MIS 15 HÁBITOS PRODUCTIVOS « DE COLOR NARANJA Trackback en 5 Mar 2011 a las 15:22

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